Tugas Bahasa Inggris 1 - Business English Letter (Revisi 2)
1.Letter Head
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat atau disebut juga dengan kepala surat. Berisikan informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.
2. Date
Menunjukkan kapan surat dibuat. Biasanya terletak di sebelah kanan atas, tetapi ada juga yang meletakannya di sebelah kiri atas. Untuk gaya penulisan tanggal dapat dibedakan kedalam dua gaya penulisan, yaitu :
Penulisan tanggal dalam bahasa Inggris Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh : (month/day/year) atau day-month-year (5/10/2011)
“ Perlu diperhatikan bahwa 5/10/2011 biasanya berarti tanggal 5 october 2011 dalam bahasa inggris british, Dan dalam bahasa inggris America berarti tanggal 10 may 2011. Untuk menghindari kerancuan ini, harus dapat mengeja bulan atau menggunakan singkatan.
Seluruh format tergantung dari penulisan bahasa yang digunakan
Inggris = 2 july 2008 dibaca the second july two thousand and eight
Indonesia = Senin, 10 oktober 2011
3.Address Of Letter
Merupakan penerima surat. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung di bawah tanggal.
4.Subject
Merupakan baris yang tidak begitu diperlukan. Untuk penempatan Subjek dapat dibedakan menjadi dua penempatan, yakni :
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima, juga digunakan untuk mengingatkan referensi dari si penerima kepada si pengirim tentang topik yang akan dibicarakan. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah, dan jika anda ingin menyertakan referensi anda dapat menulisnya.
- Inggris Amerika
Subjek ditempatkan diatas Salutation
- Inggris British
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
5.Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat. Terdapat dua gaya untuk menuliskan salam pembuka dalam surat bisnis berbahasa Inggris, yakni gaya Inggris British, dan Inggris Amerika. Jika kita menulis tanggal dengan gaya Inggris British, maka salam pembuka juga harus ditulis dengan gaya Inggris British, begitu juga sebaliknya, jika kita menulis tanggal dengan gaya Inggris Amerika, maka salam pembuka ditulis dengan gaya Inggris Amerika. Untuk salam pembuka dapat ditulis seperti berikut :
Jika mengetahui nama orangnya:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Contoh: Dear Mr Katsura
Juga dapat menuliskan nama lengkap, tetapi harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini diperlukan jika belum mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Watanabe Katsura
Jika belum mengetahui nama orangnya:
- Inggris British
Contoh :
- Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
- Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
- Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada Inggris British tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
- Dear Mr Watanabe
- Dear Mr Watanabe,
- Inggris Amerika
Contoh :
- Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
- Ladies = Jika penerimanya perempuan
- Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Miller:
6. Body Of The Letter
Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
7.Complementary Close
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata "Yours faithfully" (Hormat) umumnya digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan kata "Yours sincerely” (Hormat), digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
Contoh: Hormat kami,
Ucapan rasa hormat penulis, huruf awal ditulis dengan kapital dikuti huruf selanjutnya kecil.
Complementary close mempunyai 4 formalitas yaitu :
· Respectfully yours (Sangat formal)
· Sincerely (Khas, kurang formal)
· Very truly yours (Sopan, neutral)
· Cordially yours (Ramah, informal)
8.Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
9.Carbon Copy Nation
Berada di sebelah kiri bawah setelah Signature .Digunakan Jika Anda menyertakan dokumen tambahan yang dikirim bersama dengan surat disebut juga dengan lampiran. Notasi surat (carbon copy nation) hanya dituliskan ketika penulisan surat hendak menyampaikan duplikat surat tersebut kepada pihak-pihak tertentu, dengan isi format, serta segala sesuatunya persis sama dengan lembar surat asli. Dalam penulisannya, carbon copy nation dapat disingkat menjadi CC yang diikuti colon atau titik dua, atau bisa dengan tanda cc (huruf kecil) yang juga diikuti tanda titik dua.
Contoh : CC: Managing Director
cc: Academic Director
10.Postscript
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter. digunakan untuk mengolah dan memproduksi dokumen yang akan dicetak di atas kertas. Dalam program ini karakter yang diketik dalam sebuah dokumen langsung dilengkapi dengan instruksi untuk format tampilan atau pencetakannya.
PostScript adalah bahasa deskripsi (description language) yang mengatur bagaimana sebuah halaman tampil di sebuah mesin luaran (layar maupun pencetak) secara independen, berbeda dari program-program pengolah kata sebelumnya yang mengandung kode-kode khusus untuk mesin tertentu. Untuk dapat mengatur tampilan sebuah dokumen, bahasa PostScript mengandung instruksi-instruksi penampilan gambar dan teks sesuai jenis font yang diinginkan. Dengan demikian, PostScript juga dapat disebut sebagai pengatur format berkas dokumen. Namun, selain merupakan bahasa instruksi dan pengatur format, PostScript juga dapat dikatakan sebagai sebuah program karena pada dasarnya dia dapat mengolah data dan dengan demikian juga sangat fleksibel untuk memenuhi berbagai keperluan yang menyangkut penampilan, percetakan, maupun pengolahan teks.
II.Form and style of Business English Letter
1.Full block Style
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri.
Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri.
2.Block Style
Mempunyai bentuk hampir sama dengan full block style, yang membedakan adalah penempatan tanggal, penempatan tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan
3.Semi Block Style
Bentuk penulisannya mirip dengan block style, tetapi yang berbeda ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrafnya, dimana masing-masing paragraf baru diberi jarak.
4.Indented Style
mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrafnya sama dengan Semi Block Style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara penulisan alamat pada indented style diletakkan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar di atas.
5.Hanging Style
Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat bentuk paragraph menyondong kebawah pada awal paragraphnya. Bentuk alenia menggantung.
Sumber :
1. http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
2. http://www.savvy-business-correspondence.com/IndentedBizLetter.html
4. http://perpuspedia.digilib.pnri.go.id/index.php/Post_Script_dan_PDF
